Comment choisir son logiciel de partage de fichiers professionnels ?

Comment choisir sa solution de partage de fichiers sécurisés ?

Comment choisir sa solution de partage de fichiers ? Découvrez les méthodes de choix d’une solution de partage de fichiers professionnels et la solution WeSend propulsée par Dropcloud.

Pouvoir partager ses fichiers en ligne est aujourd’hui indispensable en entreprise. Cette pratique permet en effet un réel travail collaboratif, car il fluidifie les échanges. La communication entre les salariés s’en trouve améliorée, et la productivité de l’entreprise en bénéficie. Mais face à une offre pléthorique, quelle solution adopter ? Avant toute chose, établissez soigneusement vos critères de choix. Comment choisir sa solution de partage de fichiers en ligne ? Voici quelques points d’attention pour vous aider dans votre démarche.

Comment choisir sa solution de partage de fichiers sécurisés ?

Une interface ergonomique

Si l’interface du logiciel de partage ressemble au tableau de bord d’un avion de ligne, vous pouvez le rayer de votre liste. L’interface utilisateur de votre application de partage doit être simple, efficace, fonctionnelle. Sa prise en main doit être rapide et instinctive, afin que vos collaborateurs puissent la maîtriser rapidement. Plus son utilisation sera facile, plus elle vous fera gagner en efficacité. Les salariés utiliseront volontiers un logiciel présentant une interface agréable et accessible. Rechercher un dossier, télécharger un fichier, trouver une version, ces actions ne doivent pas requérir plus de quelques clics.

Un système sécurisé pour le choix de sa solution de partage de fichiers 

Autre point capital, orientez-vous vers un logiciel vous offrant les meilleures garanties de sécurité. En effet, vos données sont exposées à de multiples risques, dans un contexte de cybercriminalité croissante. Aujourd’hui, aucune entreprise n’est à l’abri d’un détournement de données. Ceci peut avoir des conséquences graves. Vos données peuvent être perdues ou détruites, vous risquez de devoir payer une rançon pour les récupérer. Une telle mésaventure est très préjudiciable à l’image de votre entreprise. De plus, vos données renferment des informations confidentielles sur vos clients, vos fournisseurs et vos salariés. Le RGPD vous fait donc une obligation de les protéger.

Sans précaution, un stockage en ligne peut s’avérer vulnérable aux cyberattaques. Mais alors comment choisir sa solution de partage de fichiers ? Certains logiciels vous garantissent une protection optimale. Pour plus de sécurité, choisissez un prestataire certifié ISO 27001. Cette norme garantit la capacité de son système à protéger vos données. Le système WeSend de DropCloud, qui bénéficie de cette certification, vous garantit une protection par mot de passe, un certificat SSL 128 bits, le chiffrement de vos fichiers et leur suppression après téléchargement.

Par ailleurs, WeSend vous permet de contrôler à tout moment les droits d’accès à vos fichiers ; consultation, téléchargement, modification.

Un prestataire indépendant

Votre prestataire aura beau offrir les meilleures garanties qui soient, ce n’est pas suffisant s’il ne peut gérer ses données en toute indépendance. Sachez en effet que dans certains pays, le gouvernement peut exiger l’accès aux données stockées sur son sol. Aux États-Unis, le Cloud Act autorise même les pouvoirs publics à consulter les données de toute entreprise présente sur le sol américain, même si elles sont stockées à l’étranger. Un prestataire américain qui stockerait vos données en France ne serait pas véritablement souverain. Mieux vaut donc choisir un prestataire français ou européen, dont les serveurs sont situés en France. Vos données seront ainsi protégées par la loi française. DropCloud est une entreprise française, dont les serveurs sont hébergés en France.

L’accessibilité de vos données

Le stockage à distance de vos données perd tout son intérêt si vous ne pouvez pas y accéder en permanence. Autrement, vous risquez de perdre en efficacité, en productivité et donc en crédibilité. Vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à leurs fichiers à tout moment. Ils doivent pouvoir les consulter de jour comme de nuit, depuis leur bureau, leur salon, ou depuis l’étranger. En déplacement, en télétravail, depuis tous types d’appareils. Ainsi, ils pourront à tout moment répondre à un client ou à un collègue, consulter un projet en cours, voir les modifications en temps réel. La solution WeSend de Dropcloud permet à chacun d’accéder à ses documents partout et à toute heure. Toutes les modifications sont immédiatement intégrées. Les personnes concernées reçoivent des notifications leur signalant tout changement. Elles peuvent donc suivre l’évolution d’un dossier en temps réel. Elles disposent toujours d’une version à jour.

Alors, comment choisir sa solution de partage de fichiers ?

Sécurité, accessibilité, ergonomie, indépendance… ces critères sont tous indispensables dans le choix d’un logiciel de partage de fichiers. Une fois tous ces points acquis, peut-on espérer mieux encore ? Certains systèmes très performants proposent des fonctionnalités encore plus avancées. Ainsi du versioning et des process de validation et de signature des documents. Le réglage des notifications, vous informant des accès, téléchargement et modification aux documents, est également intéressant.

Le versioning est un incontournable du partage de fichier. Cette fonction, proposée par WeSend, repose sur la conservation de l’historique de vos divers fichiers, et ce depuis leur création. Une telle option permet notamment de restaurer un document en cas de modification ou de destruction accidentelle.

La solution WeSend

WeSend remplit toutes les conditions évoquées plus haut, et représente donc une solution professionnelle de partage de fichiers idéale.

WeSend vous permet d’envoyer vos fichiers volumineux très facilement depuis votre navigateur. Vous pouvez également inviter des personnes extérieures, clients ou fournisseurs, à partager des fichiers lourds grâce à WeSend. Cette solution vous offre en outre un espace de stockage permanent ou temporaire, simple d’usage et ergonomique.

Vous pouvez en outre créer, modifier ou supprimer des comptes utilisateur. L’historique des événements vous permet de suivre de très près vos dossiers : téléchargements, transferts, envois… Et pour terminer, votre interface WeSend est personnalisable. Vous pouvez y apposer votre logo, utiliser votre charte graphique, modifier l’en-tête des emails… Une URL personnalisée permettra à vos clients et à vos divers interlocuteurs de vous identifier clairement. En choisissant WeSend, vous alliez donc sécurité, ergonomie et accessibilité, tout en affichant clairement vos couleurs !

Nos équipes sont à votre disposition pour en parler.

Olivier CARRE
Olivier CARRE
Directeur Marketing et Commercial - DropCloud