Le transfert de fichiers volumineux, un défi pour les agences de communication

 

Photos, vidéos, documents graphiques ; en communication, tous les supports sont intéressants pour défendre et promouvoir les valeurs d’une entreprise. Les agences de communications manient donc, au quotidien, un grand nombre de fichiers volumineux de toute sorte. Or, elles doivent pouvoir, en toute sérénité, partager avec leurs clients ces documents souvent confidentiels.

 

Le transfert de fichiers volumineux, un incontournable pour les agences de communication

Pour mettre au point la stratégie de communication de leurs clients, les agences de com s’appuient sur de nombreux documents, fournis par ce dernier. Elles ne peuvent établir et proposer une stratégie de communication pertinente sans une solide connaissance de l’entreprise concernée. Or, cela requiert la consultation de données nombreuses et de toute nature. Historique de la marque, anciens visuels, précédentes campagnes, positionnement… Le client doit être prêt à partager de nombreux dossiers avec l’agence de communication choisie.

Or, ces dossiers sont souvent très volumineux ; présentations, fichiers InDesign ou Illustrator, vidéos… Ils ne peuvent donc faire l’objet d’un partage classique, via une boîte mail par exemple. De plus, certains de ces documents revêtent un caractère confidentiel, et requièrent les plus grandes précautions lors du partage. L’agence de communication elle-même doit pouvoir soumettre à son client les maquettes, projets et visuels envisagés dans le cadre de sa mission, et ce, sans contrainte de volume.

Les fichiers lourds circulent donc de façon soutenue entre une agence de communication et ses différents clients. Ces échanges, bien sûr, doivent s’opérer de manière sécurisée et protégée. Il en va de la réputation de l’agence, car elle se porte garante de la confidentialité des données de ses clients. Une fuite de données aurait des conséquences catastrophiques pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle peut impacter l’entreprise cliente en dévoilant des secrets industriels. Elle peut aussi décrédibiliser totalement l’agence aux yeux de clients potentiels. Enfin, elle peut complètement remettre en cause une stratégie de communication dévoilée trop tôt. Tout sera alors à refaire, dans des conditions dégradées. Si le client ne met pas tout simplement fin à la campagne de communication.

 

Pour le transfert de fichiers sans crainte entre les agences de communication et leurs clients

Vos clients vous confient ce qu’ils ont de plus précieux : leurs secrets, leur image. Pour être à la hauteur de cette confiance, il vous revient d’assurer un transfert de fichier et un stockage sans risque de ce précieux capital. Pour cela, vous devez veiller à plusieurs points.

Tout d’abord, il vous faut utiliser un système d’envoi parfaitement sécurisé, adapté à des fichiers particulièrement volumineux. Une simple messagerie ne peut convenir à ce type de transfert. La solution retenue devra utiliser un système de chiffrement de données, appuyé sur le protocole HTTPS ou FTPS. Ceux-ci garantissent l’intégrité et la confidentialité des données transmises. Le cryptage des données les rend illisibles pour tout autre que le destinataire de l’envoi. Par ailleurs, afin que le document ne soit pas détruit lors d’un incident de transfert de fichiers, assurez-vous que le système assure une certaine redondance grâce à la réalisation de copies. Si le service que vous choisirez vous propose une application de suivi, vous saurez si vos documents sont bien parvenus à destination.

Ces précautions, toutefois, ne suffisent pas. Car le partage de fichiers volumineux implique également un stockage distant, solution qui comporte d’ailleurs de nombreux avantages. Vos documents stockés sur des serveurs extérieurs sont en effet disponibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté. Mais ce stockage doit s’effectuer en toute sécurité. Pour cela, assurez-vous que votre prestataire de service garantit à vos données une sécurité optimale grâce à des pratiques vertueuses.

Autre précaution, assurez-vous que les serveurs de votre hébergeur sont bien implantés en France, et donc soumis au respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Avoir recours à une entreprise française ou européenne ne suffit pas ! Sachez en effet que depuis 2018, le Cloud Act impose à toute entreprise installée sur le sol américain de fournir les données personnelles stockées sur ses serveurs, quelle que soit leur localisation, dans le cadre d’une enquête fédérale. Dès lors, toute entreprise française ayant confié ses données à un prestataire américain peut voir ses données saisies par la justice américaine. Assurez-vous donc de vous adresser à une entreprise française ayant installé ses serveurs en France !

Dernier point, les accès à votre plateforme de partage et de stockage doivent offrir les meilleures garanties de sécurité. Vous devez avoir un accès simple et immédiat à la gestion des autorisations des différents utilisateurs. Par ailleurs, mieux vaut avoir recours à un prestataire qui propose une authentification forte. Celle-ci repose sur la mise en place d’une double identification des personnes accédant au service. Un simple mot de passe risque en effet de s’avérer insuffisant. Enfin, une plateforme de partage sérieuse ne manquera pas de vous proposer un outil de traçage, permettant de connaître à tout moment l’état de vos documents et de vos transferts.

 

La solution WeSend, sécurité et sérénité

DropCloud vous propose une solution de transfert de fichiers répondant à toutes ces exigences. Images haute définition, vidéos, présentations, les dossiers de vos clients et vos créations transiteront de manière rapide et sûre grâce à WeSend. Avec WeSend, vous avez la possibilité de transférer des fichiers volumineux (jusqu’à 10go). Vous disposez également d’un nombre illimités d’envoi.

Vos données seront exclusivement hébergées en France. La sécurité des échanges étant primordiale, WeSend vous propose le chiffrement des envois en AES 256, la traçabilité des échanges en temps réel et la sécurisation en SSL des informations.