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Organiser le télétravail en entreprise

solution télétravail

Le télétravail consiste à travailler à distance, hors des locaux de l’entreprise. Il fait référence au travail depuis la maison ou depuis un « tiers-lieu ». Devenu un droit en France, le télétravail paraît mieux reconnu et mieux admis en tant que mode de travail pertinent.

Régulier ou occasionnel, il s’organise au sein de l’entreprise. Pour cela, des outils dédiés au travail collaboratif sont utiles, comme la solution WeDrop développée par DropCloud.

Pourquoi faire du télétravail ?

Le télétravail est un mode d’organisation qui se développe petit à petit en France. Il permet de repenser la vision traditionnelle du travail en entreprise.

Les origines du télétravail

Le premier exemple connu de télétravail remonte aux années 50. Il fait état d’un architecte qui supervisait depuis l’Europe un chantier d’immeuble sur le sol américain, grâce à un système de transfert de données.

Depuis, le concept a évolué avec les systèmes d’information, les progrès et la démocratisation de l’informatique. Le télétravail s’est ainsi développé, rencontrant un succès variable, important dans les pays anglo-saxons et scandinaves, moins évident en France.

Parce qu’il repose sur les moyens technologiques d’information et de communication, le télétravail a suivi les évolutions en la matière. Le téléphone, le fax, puis Internet ont rendu possible le travail à distance.

Aujourd’hui, les supports mobiles (ordinateurs, tablettes, smartphones) sont devenus d’indispensables outils qui permettent d’accéder facilement à ses fichiers de travail, sans contrainte de lieu.

Travailler sans contrainte de lieu

Tout l’intérêt du télétravail est d’effacer la contrainte spatiale et toutes les problématiques liées aux déplacements et aux transports. Il n’est pas nécessaire d’être au bureau pour travailler.

Il suffit de disposer de toutes les ressources utiles à la maison ou dans un espace de coworking. Pour de nombreuses activités, comme les métiers du web, il suffit d’avoir une connexion Internet efficace. De plus, il faut un accès en ligne aux documents de travail de son service.

Le télétravail peut être tout à fait occasionnel, le salarié pouvant y avoir recours de manière informelle en cas de motif impérieux (garde d’enfant malade, problème lié au transport, intempéries…).

Il peut aussi s’organiser au sein de l’entreprise, à raison d’une journée hebdomadaire par exemple, pour répondre aux besoins particuliers d’un salarié, en situation de handicap ou en reprise d’activité après une maladie.

Les avantages du télétravail

Le salarié n’est pas le seul bénéficiaire d’une organisation qui laisse sa place au télétravail. Productivité, économies, motivation : l’entreprise peut aussi y trouver son compte.

Les avantages du télétravail pour l’entreprise

Si le télétravail peut être perçu de manière négative par l’employeur et les managers, sa mise en place paraît favorable à l’entreprise sur plusieurs points.

L’organisation du travail à distance permet notamment de faire des économies sur les charges et dépenses courantes de l’entreprise.

La mise en œuvre de journées de télétravail est vue comme un signal positif par le salarié. Cela peut profiter à sa motivation, à son implication et à sa productivité. Il est d’ailleurs prouvé que le télétravail permet de réduire le taux d’absentéisme en entreprise.

Enfin, il faut voir qu’une structure souple qui intègre le télétravail dans son organisation a plus de chance de séduire ou de retenir ses meilleurs éléments et ses talents.

Les avantages du télétravail pour le salarié

Le salarié qui pratique le home-office est gagnant sur différents points. Parmi les avantages du télétravail, le plus évident est l’optimisation du temps de la journée.

En travaillant de chez lui, le collaborateur supprime le temps passé dans les transports. Ainsi que le lot de stress et de dépenses qui vont avec.

La journée plus longue, lui permet de mieux s’organiser et de concilier plus facilement vie privée et vie professionnelle. Pourvu que le télétravailleur soit discipliné et bien organisé, la productivité est également au rendez-vous.

Le télétravail permet au salarié de se responsabiliser et d’accomplir ses missions avec une grande autonomie. Il peut profiter d’un cadre favorable au travail, concentré sur sa tâche. Le télétravailleur s’épargne les nuisances et potentielles distractions de l’open-space.

Comment choisir son logiciel de télétravail ?

L’entreprise qui souhaite mettre en œuvre un dispositif de télétravail doit penser aux conditions matérielles de son organisation. Outre le choix du matériel informatique qui n’est pas obligatoirement à la charge de l’employeur le choix du logiciel permettant de travailler à distance est primordial.

Les solutions qui reposent sur le cloud computing sont particulièrement appréciées. Ce type d’outil suppose l’hébergement des données d’entreprise sur des serveurs extérieurs.

La sécurité des données de l’entreprise constitue donc un sujet essentiel. C’est le premier critère de choix. Il n’est pas question pour une société, quelle que soit sa taille, de confier le stockage de ses informations à un prestataire négligent.

Un logiciel de télétravail doit pouvoir être utilisé par plusieurs collaborateurs, depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone) et n’importe quel lieu.

Il doit aussi intégrer un système de synchronisation de fichiers, qui permet d’enregistrer toutes les modifications apportées par les différents utilisateurs sur la base documentaire.

Les solutions DropCloud pour télétravailler : WeDrop et WeSend

WeDrop est un outil parfaitement adapté au télétravail. Il combine plusieurs fonctionnalités qui facilitent l’organisation du travail à distance et en équipe. WeDrop permet ainsi d’importer, de stocker des fichiers en ligne, de les partager pour les rendre accessibles aux collaborateurs, prestataires, clients, en lecture simple ou en mode contributeur.

Cet outil intègre un module de synchronisation qui prend en compte toutes les modifications apportées aux fichiers, sur tous les terminaux utilisés (synchronisation multi site). Le fil d’actualité est utile pour prendre connaissance en temps réel de l’historique de ces modifications.

Chaque utilisateur peut apposer des commentaires sur un fichier, pour engager des discussions et favoriser le travail collaboratif. Il est possible d’activer une alerte mail pour notifier des différents événements (importation de fichier, téléchargement, modification, commentaire).

Les outils WeDrop et WeSend (pour l’envoi de fichiers volumineux) sont totalement sécurisés. Les données sont hébergées sur des serveurs localisés en France et la connexion est protégée par un cryptage SSL.