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Partager des fichiers et collaborer en ligne avec DropCloud

travail collaboratif en entreprise : Partager des fichiers et collaborer en ligne

Après le boum d’Internet et l’essor du numérique, le partage de fichiers et le transfert de données n’a jamais été aussi fort que ces dernières années. Les e-mails sont désormais quotidiens. Mais, un problème surgit dès lors que la taille d’un fichier dépasse le poids maximal supporté (5 Go).

Ce genre de limite peut facilement entraver et ralentir les professionnels qui ont régulièrement besoin d’échanger des contenus volumineux. Des plateformes de gestion de fichiers sur Internet sont développées pour répondre à ces besoins. Quels en sont les intérêts et à qui sont-elles réellement destinées ?

Pourquoi adopter un plateforme en ligne ?

Dématérialisée, une telle plateforme se trouve à distance dans des serveurs dédiés et accessibles en permanence, à condition d’avoir une connexion internet. Mais au-delà du gain de temps généré, vous pouvez bénéficier de nombreux autres avantages.

Principaux atouts

En déposant des fichiers sur une plateforme en ligne, les données de l’utilisateur sont stockées sur les serveurs de l’hébergeur. Ce genre de délocalisation permet tout d’abord d’économiser de l’espace physique au sein de vos propres locaux. Une plateforme en ligne constitue également un mur de protection pour les documents sensibles ou confidentiels.

À l’image des versions ordinateur et mobile de tout réseau social, il est possible de contrôler en quelques clics les paramètres de partage ou de confidentialité. Proposant d’autres services que le stockage, les hébergeurs tentent d’apporter une réelle plus-value en matière de services.  Ce qui facilite ainsi la coopération entre vos collaborateurs et autres partenaires extérieurs.

Idéal pour du simple envoi : WeSend

Très souvent, les hébergeurs proposent la possibilité d’échanger des fichiers dans une limite bien supérieure à celle d’une boite e-mail classique. Tous les types de documents numériques sont ainsi plus faciles à traiter et à transférer à vos contacts.

Ces e-mails bénéficient de programmes de sécurité spécifiques et personnalisables. Vous pouvez par exemple opter pour le chiffrement des données afin de les rendre illisibles par des serveurs extérieurs. Rendre les e-mails traçables permet également de suivre et gérer en temps réel vos envois.

Un outil complet de travail collaboratif : WeDrop

Dans la même optique, il est possible de créer un emplacement numérique sur lequel plusieurs collaborateurs peuvent partager et éditer l’arborescence organisée de leurs travaux. Grâce à un système d’alertes et de notifications, l’utilisateur peut suivre en direct les actions menées et communiquer à l’aide de commentaires.

En complément des visioconférences ou simplement pour des projets en groupe, le cloud ouvre la démocratisation du travail collaboratif.

Comment bien choisir une plateforme ?

Minimiser les enjeux d’un tel choix n’est pas recommandé : il en va de la pérennité de votre entreprise. En plus des conditions générales de vente, DropCloud a listé les principaux critères à considérer pour sélectionner une plateforme adaptée à vos besoins.

Délocaliser le stockage de ses données dans des lieux dédiés

Les serveurs d’un cloud peuvent se trouver n’importe où sur la planète, tant qu’ils sont raccordés. Or, les lois diffèrent d’un pays à l’autre et tous commencent à encadrer le marché du stockage de données. En cas de litige, il devient alors important de vérifier la législation à laquelle est soumis un hébergeur.

Le marché est dominé par des clouds appartenant à des firmes américaines, et la loi des États-Unis diverge de la norme européenne.
Au cours de l’année 2018, le Cloud Act (« Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act ») a été promulgué, autorisant les pouvoirs publics à consulter les données stockées sur les serveurs cloud sur le sol américain, menaçant leur vie privée.

En Europe, la politique veille à la confidentialité des contenus grâce à l’adoption du Règlement européen sur la Protection des Données (RGPD) la même année, qui impose aux professionnels de garantir une protection maximale à tout moment. DropCloud partage l’idée qu’un professionnel doit pouvoir rester pleinement propriétaire de ses données.

Garantir le renforcement de la sécurité

Sur ce point, tous les hébergeurs ne sont pas égaux. Le risque de piratage depuis l’extérieur n’est jamais nul sur Internet. C’est pourquoi tout contenu confidentiel doit être protégé de manière optimale.
Un cloud permet de partager des fichiers grâce à un lien URL, avec des mots de passe simples, voire doubles.

Ses administrateurs ont le contrôle sur les flux numériques et sont libres des restrictions sur tout ou partie des utilisateurs. De même, il est judicieux de vérifier si un hébergeur effectue le chiffrage des données, les rendant indéchiffrables par des tiers.

Veiller à l’optimisation des coûts

Les prix sont très variables et se voient même parfois totalement gratuits. Cependant, les clouds grand public n’offrent pas toutes les sécurités et garanties de confidentialité que les professionnels nécessitent. Finalement, les fonctionnalités d’un hébergeur gratuit restent souvent limitées et seulement adaptées aux besoins des particuliers.

Un forfait mensuel paraît plus prudent pour les professionnels attachés à la vie privée. Les abonnements sont d’ailleurs souvent dotés d’une solution SaaS (« logiciel en tant que service »), pour l’acquisition et les mises à jour de logiciels numériques du quotidien.

Les solutions WeSend et WeDrop par DropCloud pour partager des fichiers et collaborer en ligne 

Pour aider les professionnels, DropCloud suggère les solutions WeSend et WeDrop. En plaçant vos contenus sur nos serveurs dupliqués et situés en France, vous en renforcez la sécurité et la confidentialité. Vos données sont :

  • Accessibles à tout moment via une connexion internet ;
  • Sauvegardées en permanence ;
  • Chiffrées et sous votre contrôle.

WeSend vous donne l’opportunité de partager, stocker et échanger tous les types de fichiers de toutes tailles. Quant à WeDrop, il s’agit de notre solution parfaitement adaptée au travail collaboratif par voie numérique.